Política de Privacidad

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Kyzen actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de su plataforma. Para cualquier asunto relacionado con datos personales, puede contactarnos en matt@kyzen.club o a través de kyzen.live.

La presente Política se rige por la legislación colombiana vigente, en particular: (i) la Ley 1581 de 2012 sobre Protección de Datos Personales; (ii) el Decreto 1377 de 2013, reglamentario parcial de la Ley 1581; y (iii) la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio. En caso de extender los servicios a usuarios en la Unión Europea, se incorporará el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

3.1. Datos proporcionados directamente por el usuario Kyzen recopila los siguientes datos cuando el usuario crea una cuenta o interactúa con el Servicio: nombre completo, correo electrónico, nombre del negocio o empresa (workspace), número de teléfono asociado a la cuenta de WhatsApp Business, información de pago —procesada por terceros especializados— y comunicaciones enviadas a través de los canales de soporte.

3.2. Datos generados por el uso de la plataforma Durante la prestación del Servicio se generan los siguientes datos: conversaciones de WhatsApp procesadas a través de Kyzen, datos de contactos ingresados al CRM por el usuario, registros de actividad, accesos, marcas de tiempo (timestamps) y metadatos técnicos tales como dirección IP, tipo de navegador y sistema operativo.

3.3. Datos de terceros (contactos del usuario) Al gestionar conversaciones de WhatsApp, el usuario ingresa al sistema datos de sus propios clientes. En este escenario, Kyzen actúa exclusivamente como encargado del tratamiento, mientras que el usuario ostenta la calidad de responsable frente a dichos titulares. El usuario declara contar con la autorización previa, expresa e informada de sus contactos para el tratamiento de sus datos personales.

Los datos personales recopilados son tratados para las siguientes finalidades:

- Crear y gestionar la cuenta del usuario en la plataforma. - Proveer, operar y mejorar el Servicio de CRM y automatización de WhatsApp. - Procesar, analizar y generar respuestas automáticas en conversaciones de WhatsApp mediante algoritmos de Inteligencia Artificial y Modelos de Lenguaje Grande (LLMs) provistos por terceros, con el fin de ejecutar las automatizaciones configuradas por el usuario. - Enviar comunicaciones relacionadas con el Servicio, incluyendo alertas, actualizaciones y soporte técnico. - Cumplir con las obligaciones legales y regulatorias aplicables en la República de Colombia. - Detectar y prevenir fraude, abuso o actividad no autorizada. - Realizar análisis internos para mejorar la plataforma, utilizando exclusivamente datos anonimizados o agregados.

Kyzen no vende, alquila ni comercializa los datos personales de sus usuarios a terceros con fines publicitarios o comerciales ajenos al Servicio.

De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Al crear una cuenta en la plataforma de Kyzen, el usuario otorga su autorización para el tratamiento de sus datos conforme a los términos de la presente Política. Dicha autorización podrá ser revocada en cualquier momento mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico de contacto.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos: conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento; ser informados sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a sus datos que hayan sido objeto de tratamiento.

En caso de solicitudes de usuarios finales de los Clientes de Kyzen, la compañía redirigirá la solicitud al Cliente correspondiente para su oportuna gestión, en los términos previstos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. El plazo de respuesta a consultas es de diez (10) días hábiles y de quince (15) días hábiles para reclamos.

Los datos se almacenan en servidores e infraestructura en la nube administrados por proveedores especializados y por proveedores de servicios de Inteligencia Artificial, ubicados principalmente en los Estados Unidos de América. Al aceptar la presente Política, el usuario autoriza expresamente la transferencia internacional de sus datos hacia dicha infraestructura, en los términos previstos en el Título VIII de la Ley 1581 de 2012.

Kyzen implementa las siguientes medidas técnicas y organizativas de seguridad: (i) cifrado de datos en tránsito mediante protocolo TLS/HTTPS; (ii) acceso restringido a los datos bajo el principio de necesidad; y (iii) aislamiento de datos por workspace mediante arquitectura multi-tenant.

Los datos personales se conservarán mientras la cuenta del usuario esté activa o mientras sea necesario para la prestación del Servicio contratado. Tras la cancelación de la cuenta, los datos serán eliminados o anonimizados en un plazo máximo de sesenta (60) días hábiles, salvo que una obligación legal exija su conservación por un período mayor.

Kyzen comparte información exclusivamente con terceros que actúan como encargados del tratamiento, bajo estrictas obligaciones contractuales de protección de datos:

- Meta Platforms Inc.: proveedor de WhatsApp Business API, indispensable para la operación del Servicio. - Proveedores de infraestructura en la nube: para el alojamiento de servidores, bases de datos y del sitio web. - Proveedores de Modelos de Inteligencia Artificial: para el procesamiento semántico, automatización y generación de respuestas, Kyzen utiliza APIs de modelos fundacionales de terceros, tales como OpenAI, Anthropic y Google. Estos proveedores actúan como sub-encargados. Kyzen garantiza que las configuraciones están establecidas en modalidad comercial, lo cual prohíbe a dichos proveedores utilizar los datos procesados para el entrenamiento de sus propios modelos públicos. - Procesadores de pago autorizados: para la gestión de los pagos recurrentes de las suscripciones. - Autoridades colombianas competentes, cuando sea requerido por ley, regulación o por orden judicial.

Descargo de responsabilidad sobre IA: Kyzen no controla ni asume responsabilidad por modificaciones unilaterales en las políticas o por brechas de seguridad en la infraestructura de los proveedores de Inteligencia Artificial. El usuario reconoce expresamente este riesgo y se compromete a instruir a sus contactos para no compartir información altamente sensible a través de los canales automatizados.

Cookies y tecnologías de seguimiento: el sitio web y la plataforma pueden utilizar cookies técnicas esenciales para el funcionamiento de la sesión y herramientas de analítica para comprender el uso del Servicio. El usuario puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto puede afectar la funcionalidad del Servicio.

Menores de edad: el Servicio está dirigido exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años y/o personas jurídicas. Kyzen no recopila intencionalmente datos de menores.

Modificaciones: las actualizaciones a la presente Política serán notificadas al usuario con al menos diez (10) días hábiles de anticipación, mediante correo electrónico o aviso en la plataforma.